كتاب: مهارات للقيادة وللحياة -الفصل الثالث - مهارة إدارة الموارد
 
 


بسم الله الرحمن الرحيم

مهارات للقيادة وللحياة

 

مهارة إدارة الموارد

 

ما هي الموارد

الموارد هي تلك الأشياء التي يمكن أن تقدم أو تساعد على تقديم فائدة أو تغيير أو تحول، وقد تكون الموارد مواد أو مصدر طاقة أو أموال أو بشر، وقد تكون موارد طبيعية متوفرة بكميات هائلة ومتوفرة للجميع مثل، أشعة الشمس والهواء.  الموارد تقدم فائدة من نوعٍ ما، إما بأن تستهلك جزئياً أو كلياً وإما كعامل مساعد.  من الأمثلة على النوع الأول المال، حيث ينفق مبلغ للحصول على سلعة أو خدمة، فلا يعود موجود، فقد تم إستهلاكه بالكامل.  وكذلك الطاقة والمواد ( مدخلات الإنتاج )  وتقوم معدات الإنتاج بإنتاج سلع وتستهلك جزئياً نتيجة لذلك.  وكذلك وسائط النقل ووسائل الإتصال.  أما الموارد البشرية فهي تعمل على إنتاج سلع أو تقديم خدمات دون أن تستهلك، بل تتجدد وتكتسب خبرة وتزداد مهارة.

الفائدة التي يمكن إنتاجها بمساعدة الموارد، قد تكون سلعة أو خدمة وقد تكون وسيلة لزيادة الثروة أو المعرفة. أو بناء مرافق وخدمات عامة.

وإدارة الموارد هو حشد بعضاً منها وإجراء تفاعل فيما بينها للخروج بالنتائج المطلوبة بأفضل الطرق وأقلها كلفة.

إدارة الموارد هو دور الإنسان على الأرض، هو ما يصنع الحضارات ويبني الأمم . هو: كما ورد في القرآن الكريم " إثار الأرض ".   

إذن لماذا نحتاج الموارد؟. الجواب تكراراً، الموارد تلعب دوراً أساسياً وضرورياً للخروج بنتائج وبتحولات وبمنتجات أو بخدمات.  فالموارد تلعب أدوار مختلفة للخروج بمخرجات، فبعض هذه الموارد تدخل في المعادلة كمدخلات وبعضها تشكل وعاء التحول وبعضها عوامل مساعدة والبعض الآخر يشكل أدوات الفعل والتحول والتحسين.  

موارد – أداء – نتائج

الموارد تدخل في معادلة ينجم عنها مخرجات.  ويتم ذلك من خلال إحداث نوع من الأداء، على شكل عملية process ، وتعرف العملية بأنها نشاط أو مجموعة نشاطات ينجم عنها خدمة أو منتج.  في حال الإنتاج، تختلف مواصفات المخرجات عن مواصفات المدخلات، وهذا أهم خصائص العملية، إجراء تغيير على مواصفات المدخلات، هذا التغيير للأفضل فهو تغيير يضيف قيمة.

مثال توضيحي: عملية قص ورق بأحجام معينة – ورق تصوير.

قص الورق بحجم محدد عملية إنتاجية بسبب حدوث تحول في مواصفات المدخلات ( الورق )، فمقاسات المخرجات تختلف عن مقاسات المدخلات، المقاسات الجديدة جعلت المخرجات ممكنة الإستخدام لغرض معين وهو التصوير في هذه الحالة.

الموارد المستخدمة:

أ‌-     موارد بشرية،

     i.           عامل واحد لتشغيل المقص

   ii.           فاحص جودة

  iii.           مشرف إنتاج

  iv.           عامل تغليف

   v.           عامل لنقل المواد

ب‌- معدات إنتاج

     i.           مقص

   ii.           ترولي للنقل

ت‌- مواد أولية

     i.           ورق رول

   ii.           ورق مطبوع للتغليف

  iii.           مادة لاصقة

ث‌- الطاقة

     i.           طاقة كهربائية – تسحب حسب الحاجة

ج‌-  الموارد المالية

     i.           أثمان المواد

   ii.           رواتب

  iii.           ثمن الطاقة

  iv.           إيجار المكان

   v.           ثمن المعدات

ح‌-  المكان

     i.           مساحة 200م2

مدخلات الإنتاج: رولات ورق بوزن 800كغم 

العملية: تقطيع الورق بإحجام قياسية،

المخرجات:   ورق بحجم  A4,A3, .

هذا مثال لعملية متكاملة، على صغرها، تظهر أمثلة من الموارد وكيفية حشدها وأستخدامها وبأية مقادير.

 

  أنواع الموارد :

الموارد أنواع كثيرة ومتنوعة، وتلعب أدوار مختلفة تماماً عن بعضها في صنع النتائج والفائدة والتغيير.

من أهم الموارد، بطبيعة الحال، الموارد البشرية، وهي قد تكون عمالة أو إدارة إشرافية أو وسطى أو عليا، كما قد تكون عمالة فنية.  وقد يكون الإنسان خبرة أو موهبة عالية القيمة يقدم مساهمات على شكل نصائح وإستشارات وإبتكارات ومشاركات في صنع القرارات.

المواد الأولية، التي تدخل في عمليات الإنتاج، مورد مهم.  و قد تكون، هذه، مواد خام وقد تكون مواد مصنعة، كما قد تدخل كلياً في العملية الإنتاجية وتطرأ عليها تحولات فيزيائية وكيميائية، أو تلعب دوراً مساعداً  catalytic .

ومن أهم الموارد التي تلعب دوراً مساعداً المعدات والأدوات.  فالمعدات وادوات الإنتاج تستخدم مجدداً وتكراراً في إضافة قيمة وصنع تحول والمساهمة في عملية الإنتاج، فهي لا تدخل في عملية التحول ولا تتغير بإستثناء إستهلاكها النسبي المحدود، بل تستمر لوقت طويل في لعب الدور نفسه.  ما ينطبق على معدات الإنتاج ينطبق على المباني ووسائط النقل ووسائل الإتصال.

ومن الأمثلة على الموارد التي تستهلك تماماً في مساهمتها بصنع فائدة وتغيير، الطاقة.  فهي تستهلك بالقدر المطلوب أو زيادة على ذلك في حال وجود هدر.  وهذا ينطبق على الموارد المالية كذلك.    

فكما نرى أن لكل مورد من هذه الموارد خصوصياته، ولكلٍ دوره يلعبه بطريقته الخاصة، بعضها ينتهي من الوجود وبعضها يبقى ليقوم بهذا الدور تكراراً. ويبقى الإنسان، الذي هو مورد بحد ذاته، وهو كذلك المايسترو، اللاعب الرئيسي المتحكم الذي يمارس الإدارة على العملية برمتها، فيما يسمى بإدارة الموارد.

فإدارة الموارد هي عملية حشد الأنواع المناسبة من الموارد بأقل كميات وأقل الكلف  وبالمواصفات المطلوبة في الوقت المناسب للخروج بأفضل المخرجات كماً ونوعاً.   

 

إدارة الموارد

المبادئ الأربعة لإدارة الموارد، فيما يلي نستعرض المبادئ الأربعة التي تمارس بها إدارة الموارد:

أولاً: التخطيط:  التخطيط هو إحدى الوظائف الإدارية الأساسية والمعني بموازنة الإحتياجات مع  الموارد المتاحة.  والتخطيط معني بأربعة خطوات مترابطة:

1)    تحديد أهداف مفصلة بكميات وأطر زمنية.

2)    وضع ستراتيجية لتحقيق هذه الأهداف تتكون من خطوات تنفيذ مرتبطة بأطر زمنية.

3)    حشد الإمكانات الضرورية للتنفيذ.

4)    تنفيذ ومتابعة كل خطوة حسب ترتيبها المنطقي.

وهذا ينطبق على تخطيط الإنتاج، حيث الأمر يتعلق بطلبية معينة مرتبطة بموعد تسليم محدد وكميات بمواصفات محددة، فيتم التخطيط وفق التسلسل التالي:

1)    إحتساب كمية الإنتاج اليومية المطلوبة، وهذا يصبح هدف الإنتاج اليومي الذي تتم المتابعة على أساسه.

2)    حشد الموارد الضرورية لتحقيق هذا الهدف، أي بناء خط إنتاج أوأكثر بحيث يعمل لساعات معينة ( قد تكون 8 ساعات أو أكثر )، بحيث يكون مجموع إنتاج الخط أو الخطوط يعادل أو يزيد عن الهدف اليومي الموضوع.

3)    بناء خط أو خطوط الإنتاج كما تقرر.

4)    بناء وسائل متابعة، وهي تقارير يومية تتابع الإنتاج وترصد الإنحرافات وتقترح حلول لها.  فإذا كان هناك عجز متراكم يتم تعديل المطلوب إنتاجه يومياً لتعويض العجز بشكل تلقائي بواسطة معادلة رياضية.

يتابع الإنتاج بطرق عديدة تتراوح بين برامج إكسل بسيطة يمكن تصميمها لتخدم عدد من الأغراض المحددة، إلى برامج تشترى جاهزة من جهات مختصة، وبعضها واسع وشمولي ويغطي نطاق أوسع من الوظائف مثل الموارد البشرية وإحتساب الكلف وغير ذلك، مثل MRP و ERP .

التخطيط وظيفة أساسية لا يمكن الإستغناء عنها، وبالتخطيط الجيد تنتشر الطمأنينة على سير الأمور في أوساط الإدارة والزبائن، ويمكن تغييب المفاجئات غير السارة.

يتم تخطيط الموارد البشرية بتخطيط التوظيف، وكذلك تخطيط الترفيع وتخطيط الخلافة والتقاعد والتنقلات، بل والإجازات وخفض أعداد العاملين عند اللزوم.  هذا التخطيط مبني على دراسة إحتياجات المؤسسة الكمية والنوعية من الموارد البشرية.

ويتم تخطيط الموارد الأخرى المرتبطة بالإنسان، مثل المواهب والخبرات والمعارف الفنية، بتخطيط التدريب والإعداد المبني على دراسة الإحتياجات التدريبية.

يهدف تخطيط الموارد البشرية، في البعد الكمي، إلى التوصل إلى حالة من الموائمة بين إحتياجات المؤسسة من الموارد البشرية وأعداد العاملين في المؤسسة فعلياً.  وهذه حالة نادرة الحدوث بالدقة المتناهية، ولكن تسعى المؤسسات لتحقيقها بسياق نسبي.  وتحقيقها، المطلق أو النسبي، يخفض الكلف من خلال القضاء على عنصر هدر هام وهو العمالة الزائدة أو ما يسمى بالترهل الإداري.  

أما تخطيط الموارد البشرية، في البعد النوعي، أي بناء الكفاءات والمهارات، فيهدف إلى تعزيز مهارات كل فئة وظيفية في مجال عملها، كما يهدف إلى حشد كافة أنواع المهارات والمواهب والكفاءات المطلوبة للمؤسسة، والعمل على الإرتقاء بها على الدوام.  وهذا الجهد لا يتم بشكل عشوائي، وإنما بدراسة إحتياجات المؤسسة من قبل إدارة الموارد البشرية بالتعاون مع أقسام الشركة المختلفة.     

يشمل  تخطيط أدوات الإنتاج  عدد من الأبعاد المتعلقة بالمعدات وأدوات الإنتاج بحيث يتم ضمان الحصول على التكنولوجيا المناسبة بأقل الأسعار الممكنة ووضعها موضع الإستخدام بالوقت المحدد وإستخدامها بكفاءة عالية.

ففي مرحلة التأسيس، وخاصة تأسيس مشروع صناعي، يطلب إختيار معدات للإنتاج، وهذا أمر ينبغي أن يخطط له بعناية، بحيث تدرس خيارات عديدة ويتم الإطلاع على تجارب سابقة لآخرين والإستفسار من جهات مطلعة، حتى يتم التوصل إلى مجموعة من المعدات التي ستشكل خط إنتاج أو أكثر. خطوط الإنتاج هذه، ينبغي أن تتصف بالتكامل.  فالمعدات المختارة ينبغي أن تتناسب لتعمل بشكل متكامل. كما ينبغي إختيار التكنولوجيا المناسبة، بمعنى عدم اللجوء إلى شراء معدات ونظم تعمل بتكنولوجيا متقدمة لا تستطيع المؤسسة من الإستفادة منها أو لا تحتاجها، كما يفضل عدم شراء تكنولوجيا قديمة ينعكس أداؤها وإمكاناتها على المخرجات، أي على المنتجات كمياتها وجودتها.  في الحالة الأولى ينبغي عدم تكبد تكاليف بدون عائد، وفي الحالة الثانية، سينعكس القرار على قدرات المؤسسة التنافسية، التي ستبدأ ضعيفة ومتخلفة عن ركب التجديد.

ينبغي أن يخطط الشراء جيداً لضمان أفضل الأسعار، أسعار المعدات المبالغ فيها تطارد المؤسسة مثل كابوس ثقيل لسنوات طويلة، حيث يظهر ذلك عند تسعير كل طلبية بسبب إرتفاع إهتلاك المعدات بسبب إرتفاع ثمنها.

فور إستلام الماكينات ينبغي أن توضع موضع الإستخدام بأسرع ما يمكن، وهذا يتطلب أن تكون المباني والبنى التحتية جاهزة، وهذا ممكن إذا كان العمل مخطط له جيداً.

بعد التشغيل ينبغي أن ينصب الجهد التخطيطي على الإستثمار الأمثل للمعدات، بهدف تعظيم نسبة الإستخدام utilisation ، وهذا يتطلب تخطيط وإعداد شمولي يتعلق بكافة الموارد الأخرى الضرورية، كما يتطلب جهود تسويقية للحصول على طلبيات تغطي الوقت المطلوب، 8 ساعات أو 16 ساعة.

إن التخطيط الناجح للحصول على المعدات وتركيبها وتشغيلها وإستخدامها يعد من أهم عوامل نجاح أي مشروع صناعي.  إن البداية النموذجية لمشروع، أي البداية التي تسير وفق خطة، تنعكس على أداء وثقافة المؤسسة ونتائجها لسنوات.

 

تخطيط الموارد المالية   يهدف إلى ضبط المصاريف والدخول من أجل أداء مالي يحقق أرباح ويضمن توفير السيولة النقدية على الدوام، ويتم بعمل موازنة budget سنوية تظهر فيها الدخول والمصاريف المتوقعة لمدة سنة قادمة، كما يتم بإستخدام ما يسمى بـ " بيان التدفق النقدي "، بحيث توضع خطة تتضمن الدخول والمصاريف بحيث يتم ضمان عدم حدوث نقص في السيولة النقدية، طوال الفترة موضوع البحث، مما يضمن قيام المؤسسة بسداد أيه مصاريف تطلب منها.  تستخدم الموازنة السنوية كمرجع للأداء المالي، وكوسيلة مقارنة للأداء الفعلي مع ما ورد في الموازنة، بحيث يصبح ذلك مقياساً للأداء.  

يعد تخطيط مكان العمل من ضرورات العمل الأساسية، في المصانع وفي المؤسسات الخدمية، حيث تتدفق المواد والمعلومات ويتنقل البشر.  فالتخطيط الجيد المبني على خريطة تدفق flow chart من نوعٍ ما، تدفق الإنتاج في المصانع أو تدفق الخدمات في المؤسسات الخدمية، سواء كانت حكومية أو خاصة، بحيث تنظم محطات العمل وفق تراتبية التدفق.

ويتم هذا العمل برسم مخطط بمقياس رسم واقعي يعكس المساحات المطلوبة للمعدات والمكاتب وحركة العاملين وكذلك حركة وإنتظار الزبائن ( المراجعين ).  ويحدد على هذا المخطط إتجاه التدفق/السير.

ينبغي لهذا التخطيط أن يتصف ببعض المرونة حتى يمكن تنفيذ بعض التغييرات والتحسينات والتوسعات مستقبلاً بدون عناء كبير.  إن التخطيط الجيد يمكن المؤسسة من الإستخدام الأمثل للمساحات المتوفرة، وهذا يعني الإكتفاء بمساحة أقل، وفي هذا توفير في ثمن أو إيجار المبنى، وتوفير، كذلك في صيانة المبنى.

   إن تخطيط المواد يعني توقيت وبرمجة الحصول على المواد المختلفة التي تدخل في عمليات الإنتاج وغيرها من اللوازم الإضافية ( الأكسسوارات ) الضرورية، مثل مواد التغليف بحيث تكون موجودة بمتناول اليد عند الإحتياج إليها.  ويتعلق الأمر بالحصول procurement على المواد وتخزينها وحركتها داخل مباني المؤسسة.   سواء كانت هذه

المواد مدخلات إنتاج في مصنع، أو مواد ضرورية لنشاط خدمي.

يخضع تخطيط المواد إلى محددين constraints أساسيين، يعتمد نجاح هذا الجهد على تحقيقهما:

أولاً: ضمان إيصال المواد قبل إحتياجها في مكان إستخدامها، أي ضمان وجود مخزون في المخزن.

ثانياً: عدم إطالة فترة التخزين لما في ذلك تجميد وهدر في المال.

وهذا يتطلب توقيت تثبيت طلبية المواد بحيث تصل قبل أن يحين موعد إستخدامها بفترة وجيزة.

كما هو معروف، فإن شراء مادة بثمن معين يجمد المال المستخدم في الشراء لريثما تستخدم المادة وتتحول وتضاف إليها قيمة وتباع.  الإدارة الحصيفة تعمل على الدوام على تقليص هذه الدورة.

وهذا يتطلب ترسيخ نظم وتقاليد شراء وتخزين وحركة مواد تحقق ذلك.  مثل نظام تجديد مخزون الحد الأدنى minimum stock للمواد المتكررة، وتوقيت عمليات الشراء القائمة على علاقات وثيقة مع موردين أُحسن إختيارهم ويتفهمون أهمية الإلتزام. 

كما ينبغي تخطيط المخزن ونظام الصرف وحركة المواد بحيث يسهل صرف المواد وحركتها بكفاءة عالية تلبي الإحتياجات وتتعامل بمرونة عالية معها مع التغيرت.        

 

ثانياً: التنظيم:

التنظيم ثاني وظيفة من وظائف الإدارة تمارسها مع التخطيط والقيادة والمتابعة.  وهي تتلو التخطيط، فالتخطيط يتطلب، في بعض مراحله، حشد الموارد، وهذه الموارد سيكون من الصعب، إن لم يكن من المستحيل حشدها إذا لم تكن منظمة في الوقت المطلوب والشكل المحدد.

فتنظيم الموارد ضروري لأداء كفؤ وعمل سلس.

يتم تنظيم الموارد البشرية من خلال عدد من الأدوات الدارجة، مثل:

     i.           المسميات الوظيفية

   ii.           الهرم الوظيفي

  iii.           الوصف الوظيفي

  iv.           سلم الرواتب

   v.           نظام التعيين

  vi.           نظام الترفيع

vii.           النظام الداخلي

viii.           نظام تقييم الأداء

  ix.           نظام الحوافز والكافئات

إضافة إلى نظم أخرى قد يجدها البعض ضرورية، مثل نظم التدريب ودراسة الإحتياجات التدريبية وتنمية المهارات القيادية ونظام الخلافة succession ، وغير ذلك مما قد يعطى أولوية أكبر في بعض الحالات.

تنظيم الموارد البشرية بهذا الشكل ينظم العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الزملاء والأقسام، ويضع الأمور المتعلقة بالموظفين في قالب موضوعي ومنطقي يخفف من نقاط الخلاف والنزاعات وحالات الإستياء.

 

ينظم مكان العمل  بناءاً على التخطيط الموضوع، والذي يضمن إنسياباً سلساً للمواد والمعلومات وحركة سهلة للعاملين، كما يضمن مشاهدة واسعة لمحطات الإنتاج من أي مكان في قاعة الإنتاج، وهذا يتطلب أن لا يُحجب جزء من قاعة الإنتاج بواسطة ماكينة كبيرة أو خزان أو مرجل.

تنظيم قاعة الإنتاج لا ينتهي بمرحلة التأسيس، إنما يستمر أثناء القيام بالنشاط الإنتاجي، من خلال النظافة والترتيب وعدم السماح بمراكمة مواد وعدد وصناديق لا ضرورة لها، وتنتمي إلى مكان آخر، قد يكون المستودع.    

بعد وضع مخطط لقاعات الإنتاج تظهر عليه المعدات يأتي دور  تنظيم المعدات وأدوات الإنتاج بتطبيق المخطط على الأرض، وهذا الأمر يستمر بإجراء بعض التعديلات حيثما وحينما يلزم، كما يستمر بالعمل على إدامة التنظيم بتطبيق نظام صارم يمنع حدوث الفوضى.

يتم تنظيم المواد بتنفيذ التخطيط الذي تحدثنا عنه آنفاً.  ويتم ذلك بوضع نظام مشتريات يتضمن تعليمات الشراء وكيفية توقيتها وإختيار الموردين الملتزمين وإعداد الإستمارات الخاصة بذلك.  وتتضمن التعليمات من يبادر في الطلبية ومن يعتمدها ومن ينفذها ومن يقوم بإستلامها، كما تتضمن كيفية متابعة الطلبية لضمان إستلامها بالموعد وتتضمن كيفية فحصها عند الإستلام، لمطابقة المواصفات والكميات. 

كما تشتمل عملية التنظيم المستودع.  ببناء أرفف وأماكن تخزين حسب ما تم تخطيطه، تجعل من إمكانية إستعادة المادة من أجل صرفها سهلة وسريعة وتضمن سلامة المادة والعاملين.  كما تشتمل على وضع نظام إستلام وصرف للمخزن يرفع من كفاءة الأداء، ويتضمن إعداد الإستمارات الخاصة وتبيان من يطلب المواد ومن يصرفها ومن يستلمها.

تنظيم المواد يشمل كذلك حركة المواد تحت التصنيع في المصانع ، كما يشمل حركة المواد المصنعة في طريقها إلى المخازن.  فحصها وعدها وتسليمها وتوثيق ذلك كله من خلال إستمارات معتمدة ووفق تعليمات موثقة ومعتمدة.  

يتم تنظيم الموارد المالية بالعمل على الإلتزام ببنود الموازنة شهراً شهراً وبنداً بنداً.  وفي حال حصول تعديلات مستوجبة يتم تعديل الموازنة، وسواء عدلت أم لم تعدل ينبغي العمل على الإلتزام ببنود الموازنة أو تخطيها للأفضل.  فهدف عملية تنظيم الموارد المالية هو العمل على خفض المصاريف وزيادة الدخل.  ويتم هذا من خلال إجراءات فعلية على الأرض، بحيث يتم الإلتزام ببنود الموازنة. 

 

المدراء المنظمون ينجزون أعمالهم بطريقة أسرع وأكفأ، والأمر ينطبق على المؤسسات المنظمة والأقسام المنظمة.  والموظفين العاملين في مؤسسات التي تهتم بالتنظيم ولا تتراخى في تطبيق النظم والتعليمات يصبحوا تدريجياً أكثر إنضباطاً وأكثر تنظيماً.  وهنا يلعب التدريب والتوعية دوراً مهماً، كما للقدوة أثر عميق.

 

ثالثاً: القيادة:

تتعلق القيادة بالبشر، فإدارة مؤسسة تقود البشر العاملين بها، فالإدارة تمارس وظيفة القيادة تجاه الموارد، في سياق إدارة الموارد، على المورد البشري بمختلف المراتب، فالقيادة تتعلق بالناس.  والناس ليسوا ماكينات ولا حواسيب، يمكن برمجتها وضبطها ومعايرتها فتعمل على هذا الأساس، الإنسان عنصر لدن، قابل للتغير والتحول للأفضل وللأسوأ.   وهنا يكمن دور القيادة، فالقيادة بطبيعتها ملهمة، وبإمكانها إلهام الحماسة في أوساط العاملين، بتوعيتهم وتحفيزهم وتعزيز إنتمائهم.  كما يمكن، عندما تقصر، أن تتسبب بالإحباط.

القيادة تشكل عنصر أمان لإحقاق الحق وضمان تساوي الفرص في أوساط العاملين.  وهي تقدم النصح والمشورة لمن يطلبها سواء في الأمور الشخصية أو المهنية.

ويرعى المدير القائد جهد المؤسسة في تنمية الموارد البشرية، بدراسة الإحتياجات التدريبية وتنظيم الدورات وورش العمل وعقد حلقات درس للإستفادة من التجارب والأزمات.  ويرعى المدير القائد، بشكل خاص، جهد المؤسسة لتنمية المهارات القيادية لدى الإداريين الشباب.

تمارس قيادة الموارد البشرية على الناس، والحقيقة أن القيادة بشكل عام مرتبطة بالعنصر البشري، وحيثما يوجد قيادة يوجد أتباع، والأتباع لا بد إلا أن يكونوا بشراً.  وتعمل الإدارة، بمختلف مراتبها،  من خلال ممارسة القيادة على التأثير على العاملين من أجل حثهم على أداء أفضل وإلتزام أعلى ومساعدتهم على الإرتقاء بقدراتهم وتطوير مهاراتهم وتعميق معارفهم.  ويتم هذا بأن يتبوأ المدير القائد موقع المدرب والموجه ويضطلع بمهامه، فيمارس التوجيه والتدريب والتوعية، وأيضاً يلعب دور القدوة، وهذا له تأثير قوي.

يمارس الإداريون قيادة أدوات الإنتاج من خلال قيادة القائمين على أدوات الإنتاج، أي مشغلي المعدات وفنيي الصيانة، بتوجيههم وتدريبهم على تشغيل المعدات بطرق نظامية والعناية بها وإجراء الصيانة الدورية حسب التعليمات، والعمل على الإستفادة التامة من وقت التشغيل بتجنب التوقفات والعطلات المسببة وغير المسببة.

 ويهدف هذا الجهد إلى إطالة عمر المعدات وتقليل كلف تشغيلها وزيادة المخرجات بزيادة معدلات الإستخدام utilization rate .

تمارس المراتب الإدارية المختلفة جهدها القيادي على الموارد المالية من خلال التأثير على جميع العاملين وحثهم على ضبط وخفض المصاريف والعمل على زيادة الدخل بزيادة الإنتاج الناجم عن رفع الكفاءة وتقليل الهدر وتحسين الجودة.

تسعى الإدارة إلى تحسين مكان العمل  من خلال ممارسة القيادة على العاملين في قاعات الإنتاج والمستودعات والمكاتب والتأثير عليهم من أجل ترسيخ عادات مهنية تشجع نظافة المكان وترتيبه، وهذا يتم بالتدريب والتوجيه والتحفيز.

يظهر أثر  القيادة على إدارة المواد  من خلال تأثير القيادة على العاملين لجعلهم يتبنون قيم وعادات مهنية سليمة في سياق عملهم.  إختيار الموردين على أساس الجودة والإلتزام بالمواعيد.  والحرص على نظافة وترتيب وسلامة المستودع.  وخلق ثقافة التعامل بعقلية زبون/مورد داخل المؤسسة، بحيث يدقق الزبون على المواد المستلمة من قبله كماً ونوعاً، في الوقت الذي يحرص المورد، الذي قد يكون المخزن، على رضى زبونه.  وهذا كفيل بضبط الكميات المصروفة.  وكذلك الحث على محاربة الهدر وإحترام الوقت.

 

رابعاً: المتابعة:

المتابعة هي إحدى وظائف الإدارة والمتعلقة بالعمل على ضمان مطابقة النتائج مع ما هو مخطط له، بحيث يتم ملاحظة وحصر الإنحرافات من أجل العمل على تصحيحها.

وللمتابعة مقاييس مستهدفة وأدوات وأهداف.  فالمقاييس المستهدفة قد تكون المبيعات وقد تكون الكفاءة أو الجودة أو الهدر أو قد تتعلق بالموارد البشرية أو شكاوى الزبائن وغبر ذلك من المقاييس.  من الصعب إستهداف جميع المقاييس، ولكن يتم، في العادة إختيار عدد منها بحيث يسهل متابعتها بأخذ القراءات والتحليل ووضع الخطط التصحيحية.

والأدوات المستخدمة، في العادة، غالباً ما تكون التقارير، بشتى أنواعها.

أما أهداف المتابعة فغالباً ما تحدد مرحلياً بأرقام.  مثل تحسين الجودة إلى مستوى (كذا) خلال شهر. وهذا يتعلق بشكل خاص بالمتابعة التصحيحية.

ينشط جهد المتابعة في أثناء إجراء عمليات تغيير، لقياس تقدم التغيير ومعرفة من يؤيد ويدعم التغيير ومن يعارضه ويقاومه.   

تعد متابعة الموارد البشرية من أهم وظائف الإدارة، وتكتسب أهمية إضافية في المؤسسات التي تعتمد على العمالة وعلى العنصر البشري بشكل خاص.  وتهدف المتابعة إلى قياس أداء العاملين من زاوية الحضور والغياب والمغادرات والتعيينات والإستقالات وفصل الخدمات والترفيعات والتنقلات.

وتهدف المتابعة هنا إلى هدفين أساسيين؛ الأول: متابعة أداء وإلتزام كل موظف في الشركة، بحيث يبنى على ذلك تبعات لصالح الموظف أو غير ذلك،عقوبات أو مكافئات.  أما الثاني: فهو قياس أداء الشركة نفسها؛ نسبة الغياب والدوران وغير ذلك من حركات الموظفين، التي تدل على مدى إلتزام الموظفين ومقدار الضبط والربط في المؤسسة.  وهذا ينبغي أن يظهر بوضوح في تقارير مصممة لهذه الغاية وموجهة للإدارة العليا، فيما يعرف بتقارير الإدارة  management reports ، وهي تقارير مختصرة وتبين مقارنات وتحليلات ونسب مئوية بحيث تعكس الصورة كاملة وتظهر واقع الشركة في هذا المجال.       

تشكل أدوات الإنتاج الجانب الأكبر من إستثمار معظم المؤسسات الصناعية وبعض الخدمية.  ولذلك فإن متابعتها، أي متابعة معدلات الإستخدام وتكاليف التشغيل والأعطال ومصاريف قطع الغيار وغير ذلك من المعلومات المفيدة، ينبغي أن تأخذ حيزاً مهماً من وقت الإدارة بمختلف مراتبها.

هذه المعلومات ترد في تقارير دورية يعدها ويُدخل بياناتها العاملين في مجال الإنتاج والصيانة، ومن المفروض أن تصمم بحيث تقدم مؤشرات عن الإنحرافات، في الإستعمال وفي الأداء، التي تستدعي تدخل وإتخاذ إجراءات.

إن الإطلاع الجيد لإدارة مؤسسة صناعية على وضع معدات الإنتاج الخاصة بها يمكنها من إتخاذ قرارات هامة مثل؛ إستبدال بعض المعدات، المفاضلة بين مصادر المعدات والتوصل إلى جدوى تشغيل ماكينة من عدمه، فكثيراً ما تكون ماكينة مكلفة في تشغيلها لدرجة أن ينعدم جدواها، وهذا إستنتاج لا يمكن التوصل إليه بدون وجود تقارير وأدوات تغذية عكسية وتحليل ووسائل قياس.   

تكتسب متابعة الموارد المالية  أهمية خاصة تتناسب مع أهمية هذا المورد، وهذا يتم من خلال تقارير دورية تعدها الإدارة المالية وبعضها يعدها المدقق الداخلي، في حال وجوده، أو مدقق خارجي، بهدف التأكد من تقيد المؤسسة ممثلة بموظفيها بتعليمات الصرف.

هذا النوع من المتابعة موجود في جميع الشركات، فهو إلزامي قانونياً، فكل شركة ينبغي أن توظف خدمات شركة تدقيق.  

تهدف متابعة مكان العمل إلى التأكد من تطبيق الخطط والتنظيمات في قاعات الإنتاج وصالات العرض والمكاتب وأمكان الإستراحة والطعام إلخ.. ويتم هذا بالمتابعة البصرية والمشاهدة أثناء جولات الإداريين، لا ينبغي أن لا تكون شكلية وروتينية.

يعتمد نجاح الكثير من المؤسسات على حسن إدارة المواد وعلى وجود نظام متابعة مواد فعال ومطبق بشكل مؤثر.

فمتابعة المواد تتم من خلال منظومة تقارير يعدها ويطلع عليها ويرصدها جميع العاملين من أصحاب العلاقة من مختاف المراتب الإدارية، وتهدف إلى رصد الإنحرافات.  وهذه الإنحرافات، عادة ما تتعلق بالكميات والتوقيت.  فالكميات المشتراه ينبغي أن تكون مطابقة للإحتياجات الفعلية المثبتة في جدول الكميات bill of materials ، هذا من جانب.  ومن جانب آخر فمجموع المواد المصروفة ينبغي أن يتطابق مع مجوع المواد المشتراه.  هذه المطابقة ضرورية لحسن الأداء ولترسيخ ثقافة مبنية على الدقة والحرص ونبذ الهدر، مما ينجم عنه تقليل فرص حدوث عجز مما يتطلب ملحق طلبية قد ينجم عنه تأخير.  كما ينجم عنه عدم توفر فائض مواد، وهو أحد أشكال الهدر البغيضة.  ففوائض المواد، ما لم تكن مادة متكررة الإستعمال، ستشكل عبئاً تخزينياً لمدة طويلة، إضافة إلى هدر ثمنها وتكاليف نقلها، المواد الفائضة قلما تباع بسعر منصف.            

يعتمد نجاح جهود المتابعة على تصميم منظومة التقارير، فكثير من التقارير لا تعكس الحقيقة كاملة، كما لا يوضح الكثير منها هذه الحقيقة بيسر.  لذلك ينبغي تصميم تقارير بطريقة تخدم أغراض المتابعة بشكل فعال.  كما يعتمد نجاح جهود المتابعة على الدقة في تعبئة التقارير وفي متابعتها من قبل الإدارة بتوجيه أسئلة وإستفسارات وبعقد إجتماعات دورية لمناقشة نتائجها.

إنتهينا من إستعراض الموارد الدارجة الإستعمال وكيف ينبغي أن تمارس إدارة المؤسسة عليها الإدارة، هناك أنواع أخرى من الموارد، غالباً ما ينطبق عليها ما ينطبق على الموارد المدرجة أعلاه.  

الأداء في ظل شح الموارد:

لا تشكل إدارة الموارد تحدياً خاصاً ما لم يكن هناك نقص فيما يتوفر منها مقارنة بما هو مطلوب.  فالتحدي الحقيقي يظهر في وقت الشح، حيث تصبح الإدارة قطعة من الإبداع.

فلو كان شخص مسؤول عن حفر خندق في قرية وفرت لها مئات المتطوعين وإختار منهم عشرين لمباشرة الحفر، وبعد عدة ساعات من الحفر توصل إلى قناعة أن العمل لا يسير كما يتمنى.  فماذا عليه أن يفعل؟.  أعتقد أن لديه خياران؛ الأول، أن يعمل على تحفيز العاملين.  أما الثاني، فهو أن يطلب من عشرة أشخاص آخرين الإنضمام إليهم.  كان الحل الأول أصعب وغير مضمون النتائج ويتطلب جهد بناء دافعية ومتابعة.  أما الثاني فلا يتطلب غير قرار. 

وهكذا هي الحياة عبر التاريخ.  وهكذا كان تقدم البشرية.  فمعظم الإختراعات كانت حلول لشح الموارد.  

عوض الإنسان عن نقص مورد المياه الناجم عن نقص الأمطار والذي نجم عن تحولات مناخية قبل نحو عشرة آلاف سنة بحفر الترع وما صاحبها من تطور أدى إلى نشوء بعض أشكال الحكم الضرورية لتنظيم توزيع المياه وصيانة الترع وحفر تفريعات إضافية إلخ..

نجم عن تراجع مساحات الغابات المتوفرة للإنسان ليلتقط منها ما شاء من حبوب وفواكه وخضار أن فكر في زراعتها، وهكذا ظهرت الزراعة.

وعندما تحول العرب إلى أمة بحرية وإنتشر تواجدهم وإرتباطاتهم بكامل العالم القديم، إحتاجوا إلى قوارب سريعة، فإبتكروا تصميمات جديدة من السفن وأدخلوا أشكال جديدة من الأشرعة وطوروا العلوم الملاحية والأدوات المرتبطة بها. 

وفي العصور الحديثة، وفي سيتينات القرن التاسع عشر تحديداً، تم إختراع ماكينة إنتاج الثلج في الولايات الأمريكية الجنوبية، عندما إنفصلت عن الإتحاد وعن الولايات الشمالية، فتوقف توريد الثلج الطبيعي الذي كان يورد من الشمال، حيث يتوفر طبيعياً.

وفي حروب المستعمرين الأوربيين مع السكان الأصليين في الأميريكتين، حيث كانوا يواجهون أعداد كبيرة من المحاربين، تم إختراع المدفع الرشاش، ليعوض عن نقص أعداد الجنود، نقص الموارد البشرية.

وفي القرن العشرين وأثناء حصار أوربا لألمانيا النازية، إضطر الألمان إلى البحث عن بدائل للمواد التي حرموا من إستيرادها بسبب الحصار، فقدموا إختراعات جليلة للبشرية في مجالات الكيمياء وتكنولوجيا الإنتاج وغير ذلك.       

خاتمة

إدارة الموارد

تعد الإدارة في معظم أشكالها إدارة موارد، فإدارة المشاريع هي إدارة موارد، وإدارة الإنتاج هي إدارة موارد، وإدارة وليمة لبضعة مئات من الأشخاص هي إدارة موارد. 

ترتبط إدارة الموارد، أساساً، بهدف يراد تحقيقه.  هذا الهدف ممقدر، أي محدد بمقدار معين، وهو كذلك محدد بإطار زمني.  وينجم عن تفاعل الموارد وإدارتها مخرجات، ينبغي أن تطابق هذه المخرجات، سواء كانت سلع أو خدمات، مواصفات معينة،  قد تكون محددة مسبقاً أو هناك إتفاق ضمني عليها.

أي شخص يريد أن يتولى القيام بعمل يحقق من خلاله أهداف مقيدة بشروط كما أسلفنا، سيقول، مثلاً: نعم أنا سأقوم بشق طريق بطول 10 كم أو أنا سأقوم بإنتاج 10 طن من المربى، أو انا سأقوم بإعداد وجبة طعام لـ 300 شخص، حسب الأمثلة الواردة أعلاه، ولكن  أريد منكم توفير الموارد التالية لأتمكن من تحقيق هذا الهدف على النحو الذي تريدون..

وهكذا يطلب من الجهة التي كلفته بذلك توفير عدد من الموارد، ولا ينسى مورد الوقت، فيقول، مثلاً " أريد 20 شخص لمدة 10 أيام "، أو " أريد إستئجار مبنى لمدة ثلاثة أشهر ومبلغ خمسين ألف دينار " وهكذا..

لو كان هذا الشخص مقاولاً، لما كان سيدخل الآخرين في تفاصيل لا حاجة لهم بها، ولكنه سيخلو بنفسه ويعد قائمة بالموارد التي سيحتاجها وكلفة كل واحدة منها وسيضيف أية مصاريف أخرى وما يعتقد أنه يستحقه من ربح، ثم يقدم المجموع إلى أصحاب العلاقة، قائلاً " الـ  ... سيكلفكم .... "، " شق الطريق سيكلفكم 12000 دينار " أو " الوليمة ستكلفكم 1600 دينار ".

فإدارة الموارد هي عملية حشد الموارد، أي تحديدها والسعي للحصول عليها.  مع إدراك واقع " السوق " حيث تتوفر بعض الموارد ولا يتوفر البعض الآخر.  وهنا تظهر مهارة إدارة الموارد في إيجاد البدائل، بدائل لموارد غير متوفرة، أو بدائل لموارد مكلفة، تعطي نفس النتائج.  كما أن توفير الموارد يحتاج إلى حسن توقيت، فلا يجوز تعيين موظفين قبل إكتمال مكتب الشركة، كما لا يجوز شراء ماكينات قبل أن يجهز مبنى المصنع.  ولكن أهمية التوقيت تزداد أهمية عند شراء مدخلات الإنتاج، فهذه عملية متكررة، فتوفيرها قبل وقت إحتياجها يعد تجميداً لا فائدة منه لمورد آخر وهو المورد المالي، كما أن تأخيرها سيعرض الطلبية ذات العلاقة للتأخير، والحل هو أن تورد في وقت إحتياجها، وهذا يتطلب إتخاذ إحتياطات لمنع التأخير.

تعاني بعض الأقاليم من شح في بعض الموارد، مثلما يتمتع البعض الآخر بوفرة في هذه الموارد، فكان هذا كفيلاً برسم خريطة للعالم يظهر عليها منتجات وصادرات كل إقليم، حيث كان ذلك إحتكاراً محمي بقيود طبيعية.  في العصر الحديث تغير ذلك كله، مع تطور وسائل النقل والإتصال، فالمورد غير المتوفر يمكن إستيراده أو إيجاد بديل له.

فيمكن إستيراد المواد الخام بشتى أنواعها وأشكالها، كما يمكن إستيراد الرساميل والأفكار والخبرات والأيدي العاملة.

ويمكن كذلك إيجاد بدائل على قدر ما يستطيع الإنسان أن يبدع، ومن بين هذه البدائل اللجوء إلى زيادة دور المعدات بالأتمتة.

الأتمتة، وهي الإعتماد على منظومات مسيرة أتوماتيكياً، تشكل بديل للموارد البشرية.  فدور العنصر البشري في تراجع.  ولكن هذا التراجع كمي، وسيبقى للإنسان دور محوري كمورد وكمدير للموارد.           ر

 
 

 


تعليقات

1  
الاسمدكتور مهندس / هشام هاشم 
التعليقمجهود رائع ونتمنى المزيد  
   

الإسم   
البريد الإليكتروني (ليس للنشر)    
التعليق  
هل توافق على الانضمام لمجموعتنا البريدية؟
  أرسل

 

Counter