بسم الله الرحمن الرحيم

تحديد الاولويات

كثير من مدرائنا لا يدركون أهمية تنظيم الوقت وتحديد الاولويات في تنفيذ المهام والاعمال في الفترة الزمنية التالية؛ اليوم التالي او الاسبوع التالي او الشهر التالي او السنة التالية الخ.. تحديد الاولويات حجر اساس في عملية تنظبم الوقت، ولا يمكن أن ينظم مدير يومه بدون تحديد اولويات الاعمال التي يفترض ان يقوم بها ولا يمكن لهذا التنظيم أن يكون فعالاً بدون تحديد اولويات موضوعي ومدروس.     

الاداة المستخدمة لهذه الغاية بسيطة جداً ومتاحة للجميع وهي الاجندة او المفكرة، وهي ممكن أن تكون مطبوعة ومعدة لهذه الغاية وممكن ان تكون صفحة في دفتر او حتى ورقة سائبة، كما يمكن ان تكون صفحة إكسل أو تكون برنامج خاص متقدم يتضمن تطبيقات خاصة.  بجميع الاحوال ينبغي إستخدام شكل من أشكال هذه الأداة ولا يضر بساطتها وبدائيتها والإلتزام المستمر بذلك.

في العادة يتم تحديد الاولويات بناء على أهميتها.  وتكمن أهمية أي عمل بمقدار ما يضيف قيمة للمؤسسة على المديين القريب والبعيد.  وتتم إضافة القيمة بالدفع بإتجاه تحقيق أهداف المؤسسة.

يتبغي الإبتعاد الكامل عن المزاجية في تقييم وتحديد أهمية الأعمال والمهام المزمع تنفيذها. 

يتم عمل القائمة في اليوم التالي ويبدأ بالمهام التي تم ترحيلها من اليوم السابق وتوضع في مكانها المناسب حسب أهميتها. 

في جميع الاحوال هناك مهام لها خصائص تفرض اولوية من نوع خاص؛ فهناك المهام المستعجلة والتي لا تحتمل التأجيل، فهذه تفرض نفسها بغض النظر عن اهميتها.

كما أن هناك مهام تنفذ بشكل جماعي ومرتبطة بأطر زمنية؛ مثل الإجتماعات والمقابلات وغيرها.  فهذه تدرج في القائمة في الترتيب الزمني المحدد لها سابقاً، أي حسب الموعد المحدد.

عند تحديد الاولويات في تنفيذ المشاريع يجب تقسيم المشروع الى مهام وترتيبها بحيث يؤخذ بعين الاعتبار منطق التراتبية الزمنية لكل مهمة.   

في هذا السياق ينبغي على المدراء أن يفوضوا بعض المهام لمساعديهم، وهذا يتحول إلى نهج منظم ضمن توجه يهدف إلى تعزيز قدرات هؤلاء المساعدين وتعزيز قدرتهم على تنفيذ المهام المناطة بهم.

يجب أن تكون عملية إعداد القائمة وسيلة لتقييم المدير لأداءه الشخصب ولأداء فريقه في اليوم السابق وقدرته على تخطيط يومه وتنفيذ ما خطط، والأهم من ذلك قدرته على إدارة وقته.  وهذا يفيده تدريجياً في تحسين قدرته على التخطيط وفي تحسين قدرته على الإلتزام بما خطط، أي تنفيذ الخطة اليومية ( أو الشهرية أو السنوية ) كما وضعت، وبالتالي تحسين قدراته في التعامل مع مورد الوقت.

تأكد أن كل دقيقة تقضيها في تخطيط يومك وتحديد الاولويات توفر عليك عشر دقائق او اكثر من وقت التنفيذ.   كما أن إعتياد السير على خطة يومية وتنفيذها كما ينبغي تنعكس إيجابياً على أداء الشخص وراحته النفسية وتغنيه عن العمل لساعات إضافية على حساب صحته وعائلته كما تمنحه الاحساس بالقوة والسيطرة على عمله.

إن المدراء الذين يعتمدون على الذاكرة ويتركون الامور تسير على هواها لا يتقدمون في حياتهم المهنية ولا تتوسع مؤسساتهم.

نديم أسعد