بسم
الله الرحمن الرحيم
عناصر تنظيم المؤسسات
هناك ستة عناصر
أساسية لتأسيس أي مؤسسة وتنظيمها، وهي كما يلي:
أولاً:
التخصص:
work specialisation
تحديد تخصص
المؤسسة، وهي تنضوي تحت غايات تأسيس المؤسسة المختصة بإنتاج سلعة أو مجموعة من
السلع أو خدمة أو مجموعة من الخدمات أو دمج بين إنتاج سلعي وخدمات ذات علاقة.
تقسم عملية
الإنتاج أو تقديم الخدمات إلى تخصصات يقوم بإتمام كل منها شخص أو مجموعة أشخاص (
محطة إنتاج ) بحيث ينجم بتكاملها إنتاج السلعة كاملة أو تقديم الخدمة كاملة حسب
المواصفات المحددة مسبقاً.
ثانياً:
التقسيمات الإدارية:
departmentalisation
أي تقسيم
المؤسسة إلى دوائر بحيث تقوم كل دائرة بوظائف محددة حسب طبيعة التقسيمات، والتي في
العادة تكون حسب الأسس التالية:
1)
التقسيمات الوظيفية:
أي حسب طبيعة العمل المناط بها. إنتاج،
موارد بشرية، محاسبة إلخ..
2)
التقسيمات المتعلقة
بالمخرجات: السلع أو الخدمات: بحيث تختص كل دائرة بمنتج معين أو مجموعة من
المنتجات المتشابهة.
3)
التقسيمات المناطقية:
أي تقسيم المؤسسة إلى فروع تغطي نشاطاتها منطقة جغرافية معينة، وهذا ينطبق على
المؤسسات الكبيرة المنتشرة في أقاليم عديدة.
4)
التقسيمات
العملياتية: أي تقسيم المؤسسة حسب طبيعة العمليات المناطة بها مثل الخياطة والدهان
إلخ..
5)
التقسيمات حسب
الزبائن: أي تحديد قسم ليخدم (إنتاج أو خدمات) زبون محدد، بغض النظر عن المنتجات
أو الخدمات وطبيعتها.
ثالثاً: سلسلة القيادة:
chain of command
وعبارة عن خط
وهمي يسير وفقه إتجاه السلطة من أعلى الهرم إلى أسفله.
وهنا ينبغي تفهم
المفاهيم الثلاثة التالية:
i.
الصلاحيات:
authority
وهو حجم الصلاحيات الممنوحة لمنصب معين.
ii.
المسؤولية:
responsibility
تحديد الشخص أو صاحب الوظيفة المسؤول عن تنفيذ
وظيفة معينة أو مهمة محددة.
iii.
وحدة القيادة:
unity of command
وهي قاعدة
تعني أن كل شخص يتبع ( يتسلم تعليماته من ) شخص واحد محدد.
رابعاً: مدى
السيطرة:
span of control
وهي تجديد عدد
المدراء وعدد المستويات الإدارية -
layers
- في البناء الوظيفي وكذلك عدد الموظفين
التابعين لكل مدير.
خامساً:
المركزية واللا مركزية:
centralization
and decentralization
بتحديد مدى
إستقلالية الأقسام والفروع وقدرتها الإعتماد على نفسها في صنع القرارات وتنفيذها
وذلك بناء على درجة نضج المؤسسة وإستقرارها وقدرة الأقسام على الإضطلاع بتسيير
نفسها ذاتياً.
سادساً:
المأسسة:
formalisation
بتحديد وصف
وظيفي لكل وظيفة ووضع تعليمات لتنفيذ العمليات والتشاطات المختلفة التي تُنفذ في
المؤسسة بغاية تحقيق أهدافها.