الملفات المفتوحة
من أسوأ الممارسات الدارجة لدى الكثير من إداريينا هو الإبقاء على عدد كبير من الملفات المفتوحة، وهذا نهج مربك ومشوش ويؤثر سلباً على جودة القرارات والأحكام التي يصدرها المدير.
لهذا ينبغي، عند التعامل مع موضوع - ملف - أن نحرص على أن يتم التعامل معه بالكامل بحيث لا يرتد على صاحبه بعد حين ويظهر من جديد بعد أن إعتقد صاحبه أنه واراه التراب وبالتالي لا وقت ولا جهد مخصصان للتعامل معه من جديد، وهذا يتم بالتعامل الكامل والواضح مع جميع جوانبه ومؤثراته ونتائجه وتوثيق ذلك وإغلاق الملف، فلا يبقى خيوط سائبة على شكل حقوق، مادية أو معنوية، أو أطراف أو توقعات لم يتم التعامل معها بشكل مرضٍ وكامل. وهذا يتم بعدم التكاسل عن التعامل مع بعض الجوانب في الملف.
كثرة الملفات المفتوحة تجعل من التخطيط أمراً أكثر صعوبة، كما تجعل التوقعات أقل إحتمالاُ للتحقق وأبعد عن الدقة.
يجب الحرص على التعامل الكامل مع جميع المواضيع والقضايا والمشاكل التي نتعامل معها بحيث لا نبقي ملفات مفتوحة تؤثر على أدائنا في عملنا اليومي وفي التعامل مع الملفات الجديدة التي فتحناها للتو.
نديم أسـعد