أهمية تطبيق الوصف الوظيفي

يوضع الوصف الوظيفي لغايات تحديد مهام ومسؤوليات كل موظف في الشركة، من أجل توزيع أعباء العمل والأدوار وتغييب التضارب والإزدواجية.  ولكن قلة من الإدارات في مؤسساتنا تأخذ هذا الإجراء على محمل الجد؛ فتجد بعضهم لا يعبه بإعداد وتحديد الوصف الوظيفي لجمهور الموظفين العاملين في مؤسسته، بينما يكتفي البعض الآخر بإعداد وصف وظيفي شكلي وغير مدروس، وبينما لا يكترث الكثير من المدراء بالإلتزام بإملاءات الوصف الوظيفي تأخذ المهام بالتقلص أو التمدد إعتماداً على موازين القوى بين الأشخاص أصحاب العلاقة.  وهذا ضار وخطير.

تكمن أهمية بناء الوصف الوظيفي بأنه وسيلة توزيع أعباء العمل توزيعاً عادلاً، فيشكل الخروج عليه شكلاً من أشكال التنمر التي تجعل طرفاً قوياً يترك المهام المتعبة لطرف ضعيف ويحتفظ بالمهام الوجاهية التي تجعل منه، كما يعتقد، أكثر أهمية.  كما أن الخروج عن الو صف الوظيفي، سواءً كان عن قصد أو غير قصد، يخلق حالة من الإضطراب في سير العمل، ينعكس على الأداء العام.

من أهم أدوار المدير العام والإدارة العليا عموماً في أي مؤسسة هو حماية النظم والقوانين والتعليمات المعمول بها في المؤسسة من التآكل والإهمال، ومن بينها الوصف الوظيفي.  لذلك ينبغي على هذه الإدارة أن تولي هذا الجانب من الأداء العام إهتماماً خاصاً على الدوام.  وذلك بتدارس الوصف الوظيفي لكل وظيفة والتأكد من أن التقيد بأحكامه مقنع ومرضي. 

وحتى لا يضفي ذلك حالة من الجمود على أداء المؤسسة يمكن اللجوء إلى مراجعة الوصف الوظيفي من فترة لأخرى لتتناسب مع المتطلبات العامة للعمل وليس لتناسب متطلبات شخصٍ محدد، فالوصف الوظيفي لا يفصل على قدرات ورغبات الأشخاص، سواء كانت عالية أو متواضعة.

على العكس تماماً، ينبغي لقدرات ومهارات الأفراد أن تنمى بحيث تعزز قدراتهم على القيام بالمهام والأعمال التي يتطلبها الوصف الوظيفي.  لذلك ينبغي أن تُدرس الإحتياجات التدريبية للموظفين بحيث يخلق التدريب، بعد إتمامه، حالة من التوائم بين المهارات والقدرات الفعلية التي يتمتع بها الموظف والوظيفة المناطة إليه حسب ما هي موصوفة بالوصف الوظيفي الخاص بهذه الوظيفة.

                                                                                                                           نديم أسـعد