تخطيط الموارد
التخطيط هو إحدى الوظائف
الإدارية الأساسية والمعني بموازنة الإحتياجات مع
الموارد المتاحة. والتخطيط معني
بأربعة خطوات مترابطة:
1)
تحديد أهداف مفصلة بكميات وأطر زمنية.
2)
وضع ستراتيجية لتحقيق هذه الأهداف تتكون من
خطوات تنفيذ مرتبطة بأطر زمنية.
3)
حشد الإمكانات الضرورية للتنفيذ.
4)
تنفيذ ومتابعة كل خطوة حسب ترتيبها المنطقي.
وهذا ينطبق على
تخطيط الإنتاج، حيث الأمر يتعلق بطلبية معينة مرتبطة بموعد تسليم محدد وكميات
بمواصفات محددة، فيتم التخطيط وفق التسلسل التالي:
1)
إحتساب كمية الإنتاج اليومية المطلوبة، وهذا
يصبح هدف الإنتاج اليومي الذي تتم المتابعة على أساسه.
2)
حشد الموارد الضرورية لتحقيق هذا الهدف، أي
بناء خط إنتاج أوأكثر بحيث يعمل لساعات معينة ( قد تكون 8 ساعات أو أكثر )، بحيث
يكون مجموع إنتاج الخط أو الخطوط يعادل أو يزيد عن الهدف اليومي الموضوع.
3)
بناء خط أو خطوط الإنتاج كما تقرر.
4)
بناء وسائل متابعة، وهي تقارير يومية تتابع
الإنتاج وترصد الإنحرافات وتقترح حلول لها.
فإذا كان هناك عجز متراكم يتم تعديل المطلوب إنتاجه يومياً لتعويض العجز
بشكل تلقائي بواسطة معادلة رياضية.
يتابع الإنتاج
بطرق عديدة تتراوح بين برامج إكسل بسيطة يمكن تصميمها لتخدم عدد من الأغراض
المحددة، إلى برامج تشترى جاهزة من جهات مختصة، وبعضها واسع وشمولي ويغطي نطاق
أوسع من الوظائف مثل الموارد البشرية وإحتساب الكلف وغير ذلك، مثل
MRP
و
ERP
.
التخطيط وظيفة
أساسية لا يمكن الإستغناء عنها، وبالتخطيط الجيد تنتشر الطمأنينة على سير الأمور
في أوساط الإدارة والزبائن، ويمكن تغييب المفاجئات غير السارة.
يتم تخطيط
الموارد البشرية بتخطيط التوظيف، وكذلك تخطيط الترفيع وتخطيط الخلافة والتقاعد
والتنقلات، بل والإجازات وخفض أعداد العاملين عند اللزوم. هذا التخطيط مبني على دراسة إحتياجات المؤسسة
الكمية والنوعية من الموارد البشرية.
ويتم تخطيط
الموارد الأخرى المرتبطة بالإنسان، مثل المواهب والخبرات والمعارف الفنية، بتخطيط
التدريب والإعداد المبني على دراسة الإحتياجات التدريبية.
يهدف تخطيط
الموارد البشرية، في البعد الكمي، إلى التوصل إلى حالة من الموائمة بين إحتياجات
المؤسسة من الموارد البشرية وأعداد العاملين في المؤسسة فعلياً. وهذه حالة نادرة الحدوث بالدقة المتناهية، ولكن
تسعى المؤسسات لتحقيقها بسياق نسبي.
وتحقيقها، المطلق أو النسبي، يخفض الكلف من خلال القضاء على عنصر هدر هام
وهو العمالة الزائدة أو ما يسمى بالترهل الإداري.
أما تخطيط الموارد
البشرية، في البعد النوعي، أي بناء الكفاءات والمهارات، فيهدف إلى تعزيز مهارات كل
فئة وظيفية في مجال عملها، كما يهدف إلى حشد كافة أنواع المهارات والمواهب
والكفاءات المطلوبة للمؤسسة، والعمل على الإرتقاء بها على الدوام. وهذا الجهد لا يتم بشكل عشوائي، وإنما بدراسة
إحتياجات المؤسسة من قبل إدارة الموارد البشرية بالتعاون مع أقسام الشركة
المختلفة.
يشمل تخطيط أدوات الإنتاج عدد من الأبعاد المتعلقة بالمعدات وأدوات
الإنتاج بحيث يتم ضمان الحصول على التكنولوجيا المناسبة بأقل الأسعار الممكنة
ووضعها موضع الإستخدام بالوقت المحدد وإستخدامها بكفاءة عالية.
ففي مرحلة التأسيس،
وخاصة تأسيس مشروع صناعي، يطلب إختيار معدات للإنتاج، وهذا أمر ينبغي أن يخطط له
بعناية، بحيث تدرس خيارات عديدة ويتم الإطلاع على تجارب سابقة لآخرين والإستفسار
من جهات مطلعة، حتى يتم التوصل إلى مجموعة من المعدات التي ستشكل خط إنتاج أو أكثر.
خطوط الإنتاج هذه، ينبغي أن تتصف بالتكامل.
فالمعدات المختارة ينبغي أن تتناسب لتعمل بشكل متكامل. كما ينبغي إختيار
التكنولوجيا المناسبة، بمعنى عدم اللجوء إلى شراء معدات ونظم تعمل بتكنولوجيا
متقدمة لا تستطيع المؤسسة من الإستفادة منها أو لا تحتاجها، كما يفضل عدم شراء تكنولوجيا
قديمة ينعكس أداؤها وإمكاناتها على المخرجات، أي على المنتجات كمياتها
وجودتها. في الحالة الأولى ينبغي عدم تكبد
تكاليف بدون عائد، وفي الحالة الثانية، سينعكس القرار على قدرات المؤسسة التنافسية،
التي ستبدأ ضعيفة ومتخلفة عن ركب التجديد.
ينبغي أن يخطط الشراء
جيداً لضمان أفضل الأسعار، أسعار المعدات المبالغ فيها تطارد المؤسسة مثل كابوس
ثقيل لسنوات طويلة، حيث يظهر ذلك عند تسعير كل طلبية بسبب إرتفاع إهتلاك المعدات
بسبب إرتفاع ثمنها.
فور إستلام
الماكينات ينبغي أن توضع موضع الإستخدام بأسرع ما يمكن، وهذا يتطلب أن تكون
المباني والبنى التحتية جاهزة، وهذا ممكن إذا كان العمل مخطط له جيداً.
بعد التشغيل ينبغي
أن ينصب الجهد التخطيطي على الإستثمار الأمثل للمعدات، بهدف تعظيم نسبة الإستخدام
utilisation
، وهذا
يتطلب تخطيط وإعداد شمولي يتعلق بكافة الموارد الأخرى الضرورية، كما يتطلب جهود
تسويقية للحصول على طلبيات تغطي الوقت المطلوب، 8 ساعات أو 16 ساعة.
إن التخطيط الناجح
للحصول على المعدات وتركيبها وتشغيلها وإستخدامها يعد من أهم عوامل نجاح أي مشروع
صناعي. إن البداية النموذجية لمشروع، أي
البداية التي تسير وفق خطة، تنعكس على أداء وثقافة المؤسسة ونتائجها لسنوات.
تخطيط الموارد المالية
يهدف إلى ضبط المصاريف والدخول من أجل أداء
مالي يحقق أرباح ويضمن توفير السيولة النقدية على الدوام، ويتم بعمل موازنة
budget
سنوية تظهر
فيها الدخول والمصاريف المتوقعة لمدة سنة قادمة، كما يتم بإستخدام ما يسمى بـ
" بيان التدفق النقدي "، بحيث توضع خطة تتضمن الدخول والمصاريف بحيث يتم
ضمان عدم حدوث نقص في السيولة النقدية، طوال الفترة موضوع البحث، مما يضمن قيام
المؤسسة بسداد أيه مصاريف تطلب منها.
تستخدم الموازنة السنوية كمرجع للأداء المالي، وكوسيلة مقارنة للأداء
الفعلي مع ما ورد في الموازنة، بحيث يصبح ذلك مقياساً للأداء.
يعد تخطيط مكان
العمل من ضرورات العمل الأساسية، في المصانع وفي المؤسسات الخدمية، حيث تتدفق
المواد والمعلومات ويتنقل البشر. فالتخطيط
الجيد المبني على خريطة تدفق
flow chart
من نوعٍ ما، تدفق الإنتاج في
المصانع أو تدفق الخدمات في المؤسسات الخدمية، سواء كانت حكومية أو خاصة، بحيث
تنظم محطات العمل وفق تراتبية التدفق.
ويتم هذا العمل
برسم مخطط بمقياس رسم واقعي يعكس المساحات المطلوبة للمعدات والمكاتب وحركة
العاملين وكذلك حركة وإنتظار الزبائن ( المراجعين ). ويحدد على هذا المخطط إتجاه التدفق/السير.
ينبغي لهذا
التخطيط أن يتصف ببعض المرونة حتى يمكن تنفيذ بعض التغييرات والتحسينات والتوسعات
مستقبلاً بدون عناء كبير. إن التخطيط
الجيد يمكن المؤسسة من الإستخدام الأمثل للمساحات المتوفرة، وهذا يعني الإكتفاء
بمساحة أقل، وفي هذا توفير في ثمن أو إيجار المبنى، وتوفير، كذلك في صيانة المبنى.
إن تخطيط المواد يعني توقيت وبرمجة
الحصول على المواد المختلفة التي تدخل في عمليات الإنتاج وغيرها من اللوازم
الإضافية ( الأكسسوارات ) الضرورية، مثل مواد التغليف بحيث تكون موجودة بمتناول
اليد عند الإحتياج إليها. ويتعلق الأمر
بالحصول
procurement
على المواد وتخزينها وحركتها
داخل مباني المؤسسة.
سواء كانت هذه
المواد مدخلات
إنتاج في مصنع، أو مواد ضرورية لنشاط خدمي.
يخضع تخطيط المواد
إلى محددين
constraints
أساسيين، يعتمد نجاح هذا الجهد
على تحقيقهما:
أولاً: ضمان إيصال
المواد قبل إحتياجها في مكان إستخدامها، أي ضمان وجود مخزون في المخزن.
ثانياً: عدم إطالة
فترة التخزين لما في ذلك تجميد وهدر في المال.
وهذا يتطلب توقيت
تثبيت طلبية المواد بحيث تصل قبل أن يحين موعد إستخدامها بفترة وجيزة.
كما هو معروف، فإن
شراء مادة بثمن معين يجمد المال المستخدم في الشراء لريثما تستخدم المادة وتتحول
وتضاف إليها قيمة وتباع. الإدارة الحصيفة
تعمل على الدوام على تقليص هذه الدورة.
وهذا يتطلب ترسيخ
نظم وتقاليد شراء وتخزين وحركة مواد تحقق ذلك.
مثل نظام تجديد مخزون الحد الأدنى
minimum stock
للمواد
المتكررة، وتوقيت عمليات الشراء القائمة على علاقات وثيقة مع موردين أُحسن
إختيارهم ويتفهمون أهمية الإلتزام.
كما ينبغي تخطيط
المخزن ونظام الصرف وحركة المواد بحيث يسهل صرف المواد وحركتها بكفاءة عالية تلبي
الإحتياجات وتتعامل بمرونة عالية معها مع التغيرت.
نديم أسـعد