تاسعاً: تعامل بنجاعة مع الإجتماعات:

سواء كنت مديراً لإجتماع أو مشاركاً فيه، ينبغي العمل على التقيد ببعض القواعد التي تحد من إطالة الإجتماعات، وهي إحدى أهم طرق هدر وقت الإدارة العليا في الشركات.  قبل أن نتحدث عن إطالة الإجتماعات وما يسببها، نود أن نتساءل عن مبرر عقد الإجتماع، فهل كان ضرورياً في المقام الأول؟.  الكثير من الإجتماعات يمكن تجنبها، والإستعاضة عنها بأشكال أخرى من التواصل والتداول.

تطول الإجتماعات بتأخير إكتمال عدد الحضور، وهو نهج دارج في كثير من الشركات، وغالباً ما يكون المتأخر هو المدير.

تطول الإجتماعات بسبب الخروج عن الموضوع، حيث قد ينخرط المجتمعون في الحديث في قضية شخصية أو في السياسة، فيضيع وقت ثمين.

تطول الإجتماعات بتكرار المداخلات، ويتم ذلك بطريقتين؛ إما أن يكرر الشخص نفسه مداخلته حتى يضمن إيصالها للجميع، أو أن يعيد شخص طرح وجهة نظر أو مقترح أو نقد قام أحد زملاءه بطرحه.  وهذا مضيعة للوقت في كلتا الحالتين.

يضيع الكثير من الوقت في الإجتماعات بسبب الشللية والمزاجية والمماحكات الناجمة عنهما، والتي قد تتسبب في نقاشات حادة لا تفيد القضية التي إجتمع بسببها المجتمعون بشيء، وهذا مضيعة للوقت بقدر ما هو مضيعة لماء الوجه.

يضيع الوقت في الإجتماعات التي لم يعد لها جيداً.

يضيع الوقت في الإجتماعات إذا لم تدرس قائمة المشاركين جيداً.  وهذا قد يتطلب إستدعاء فلان أو علان، وهذا يستغرق وقتاً.

يجب الحد من عدد الإجتماعات وتقصير مدتها حتى لا يضيع وقت ثمين لعدد كثير من الأشخاص من أعضاء الإدارة العليا أو الوسطى.  في بعض الشركات يتوقف العمل تماماً أثناء هذه إجتماعات وتغيب كبار الإداريين عن مواقع عملهم. v