خامساً: تجنب التكليف غير الفعال:

والمقصود بالتكليف غير الفعال هو تكليف غير المؤهلين بالقيام ببعض الأعمال، فهذا يحتاج متابعة تستغرق وقتاً من قبل المدير الذي قام بالتكليف، قد يكون طويلاً، وقد يكون أطول بكثير مما لو قام هذا المدير الذي قام بعملية التكليف بتنفيذ العمل بنفسه.  وهنا، ومن وجهة نظر إدارة الوقت، لا يعد قرار التكليف صائباً.  ولكن من وجهة نظر تنمية الموارد البشرية وإعداد الكفاءات، فهناك وجهة نظر أخرى.  لذلك ينبغي على المدراء إعداد مساعديهم من أجل أن يكون التكليف موفر للوقت ومفيد لهم وللمؤسسة بذات الوقت، وتحمل نتائج متواضعة في هذه الأثناء.

القاعدة العامة تقول: " إذا كان أحد الأشخاص يستطيع القيام بـ 80% من العمل فكلفه بذلك العمل ". 

في المفاضلة بين أن نكلف أو لا نكلف، عندما تكون نتائج التكليف المتوقعة متواضعة، مما قد يضطر المدير لإعادتها لإجراء بعض التغييرات، الأمر الذي يحتمل حدوث تأخير،   ينبغي أن نأخذ طبيعة المهمة بعين الإعتبار، فالحالات المستعجلة لا تحتمل ذلك، وكذلك الحالات المتعلقة ببعض الزبائن المستائين، حيث لا يجوز المجازفة بتقديم خدمات متدنية الجودة أو متأخرة لهم تزيد من إستياءهم. v