مهارة تخصيص الوقت time allocation للمهام

هذه من المهارات العملياتية للإداريين وتكتسب أهمية خاصة في إدارة المشاريع وفي إدارة العمليات الإنتاجية.  وهي تتطلب القدرة على تخصيص حصة محددة من الوقت لكل مهمة أو مرحلة من مراحل مشروع أو جزء من عمل، بحيث يكون التوزيع عادل ويضمن أن كل حصة مناسبة من الناحية الفنية والإقتصادية.  أي أن الوقت المخصص يكفي لإنهاء العمل بدون إرتباك ومؤثرات سلبية على العمل والعاملين، هذا من ناحية، ومن ناحية الأخرى، أن لا يكون الوقت طويل، بحيث يتسبب بترهل. والمقياس هو الكفاءة.

وهذا يتطلب من الشخص – مدير المشروع مثلاً - الذي يريد أن ينمي هذه المهارة لديه أن يتعلم ما يلي:

·      القدرة على تقسيم أعمال المشروع إلى مهام أو نشاطات صغيرة.

·      القدرة على تقدير الوقت المعياري لكل عمل أو مهمة أو نشاط.

·      إستخدام معادلة لإحتساب الوقت:

الوقت المطلوب=الوقت المعياري×الكمية×الكفاءة÷عدد العمال.

لتوضيح المعادلة نستعرض هذا المثال، فإذا إفترضنا ان المراد تقدير الوقت المطلوب لتركيب 600 متر من أنبوب بقطر معين من قبل فريق من 4 عمال، فالمطلوب من مدير المشروع أن يعرف المعادلة، وأن يعرف عماله وأن يستطيع أن يقدر كفاءتهم بشكل معقول وأن يقدر الوقت المعياري للمتر الطولي.  هذا سيمكنه، بحسبة بسيطة أن يحدد الوقت المطلوب لتركيب 600 متر طولي من الأنبوب.

هذه المهارة يمكن أن تتطور بحيث لا تحتاج إلى معادلات وحسابات كل مرة، كما يمكن الإستفادة منها حيث يتعذر إستخدام المعادلات والحسابات.