التعامل مع مورد الوقت مهارة وملكة وحالة إلتزام وإنضباط، وتتم بكون الشخص " المسيطر " على وقته يمتلك القدرة والرغبة في إستغلال الوقت المتاح له إستغلالاً فعالاً، وهو بذلك يتفهم ويقدر إيقاع الوقت وقيمته، كما أنه يمتلك الأدوات والسمات السلوكية التي تمكنه من التحكم بنفسه وبعمله. إن ما يسمى بإدارة الوقت ليس سوى إدارة الذات فيما يتعلق بتعاملها مع الوقت.
الغالبية العظمى من أبناء الأمة غارقين في فوضى التعامل مع الوقت، لو كان الوضع مخالف لذلك لما كان حالنا أفضل. بعضنا يدرك ويعترف بوجود مشكلة لديه، والبعض الآخر لا يعتقد بوجود مشكلة، ويضع اللوم على الآخرين وعلى كثرة المشاكل وعلى قصر النهار، فيلجأ إلى العمل لساعات أطول أو إلى التأجيل.
علاج المشكلة يتطلب، بدايةً، الإعتراف بوجودها، كما يتطلب توفر الرغبة بإجراء تحول ذاتي
self transformation
.
والتحول يتطلب تحول ثقافي وفكري ثم التدرب على الأدوات، أدوات إدارة الوقت؛ التحول الثقافي يتأتى بتبني عادات إيجابية مفيدة لإدارة الوقت والتخلص من عادات سلبية مضرة بإدارة الوقت.
عادات ومعتقدات سلبية وعادات وأساليب عمل إيجابية يمكن تبيانها بالنصائح التالية:
•
تعلم أن تقول ” لا ” لكل ما يضر بخططك اليومية.
•
تحلى بقدر معقول من الشجاعة الأدبية لإنهاء إجتماع أو مكالمة تلفونية.
•
خفف من وقت الإجتماعات بالتنظيم والإعداد والضبط.
•
تجنب أن تضطر إلى إعادة العمل، بسبب الأخطاء، فإعادة العمل غالباً ما تكون على حساب نشاط أو مهمة أخرى.
•
تبنى ثقافة العمل بسرعة وعود نفسك على ذلك.
•
جمع الأعمال المتشابهة.
•
تمرس وتعود على القيام بعملين في ذات الوقت حيثما أمكن.
•
تعلم وتعود أن تخطط يومك مسبقاًً.
•
تعلم وتعود أن تخطط لمدى بعيد.
•
تبنى أنماط عمل مفيدة وإنتهجها على الدوام مثل أن تبدأ بالتخلص من الأعمال الثقيلة وأن تميز بين المهم والمستعجل.
•
تعلم أن تنتهج وتتقبل التكليف
DELEGATE
وأن تنمي قدرات الآخرين وأن تكون صبوراً معهم.
•
نظم ورتب مكتبك.
•
تعلم الإستفادة من التوقفات
IDLE TIME
والفراغات.
وغير ذلك من العادات وأساليب العمل التي تمكن المرء من السيطرة على إيقاع الوقت وإستغلاله الإستغلال الأمثل.
ثم التعرف والتدرب والتمرس على أدوات ما يسمى بإدارة الوقت، مثل الأجندة، هذه الأداة البسيطة يمكن أن تتطور بحيث تقلب حياة الإنسان وتحولها إلى حالة منظمة ومسيطر عليها تماماً. وكذلك إستخدام أدوات أخرى مثل "جدول المهم والمستعجل"، وهو أداة بسيطة تمكن المرء من التمييز بين المهام المهمة والمهام المستعجلة، بحيث يسهل عليه تخطيط يومه. وهناك أدوات بيانية وإحصائية إخرى تمكن المدراء من تحسين إدارتهم للوقت. كما أن الإطلاع والحصول على معلومات تجعل التخطيط أنجع، فمعرفة توجهات المشاركين بإجتماع تمكن صاحب القرار من تخصيص الوقت الكافي لهذا الإجتماع، فلا يتم التعدي على الوقت المخصص لنشاط آخر، حيث تكمن المشكلة عادةً.
بإمكان الغالبية العظمى من الناس أن يحسنوا من سيطرتهم على الوقت، أما القلة القليلة من المدراء وغيرهم ممن لا يستطيع التحول، فعليهم إما أن يضعوا أنفسهم " تحت تصرف " شخص آخر يتولى إدارة وقتهم، مثل مدير مكتب أو سكرتير، أو أن يتعايشوا مع الواقع ويعملوا لساعات أطول لتعويض الوقت المهدور نتيجة لضعف السيطرة، وعليهم تقبل نتائج متراجعة بسبب ذلك.
نديم أسـعد