المهم important هو كل عمل أو نشاط يضيف قيمة adds value  إلى أهداف المؤسسة.  بينما المستعجل urgent  هو نشاط أو عمل ينبغي المباشرة بتنفيذه على الفور ، وهو بالعادة ناجم عن إخفاق ما ، ويفرض نفسه فرضاً.  فهو ضيف ثقيل الدم.  لذلك ينبغي العمل على أن لا يكون هناك الكثير من الأعمال المستعجلة.  بل إن كثرة وجودها مؤشر سلبي . [ راجع باب أدوات إدارية ]

يجب أن يتمرس المدير على التمييز بين ما هو مهم وبين ما هو مستعجل, يتعامل مع النشاطات المطلوبة منه على هذا الأساس.  ويتم ذلك بتصنيفها إلى أربع مجموعات:

1.      مهمة ومستعجلة.

2.      مستعجلة وغير مهمة.

3.      مهمة وغير مستعجلة.

4.      غير مهمة وغير مستعجلة.

ثم يقوم بالتعامل معها وتحديد أولوياته على هذا الأساس، وبالعادة تُرتب حسب ما رتبناها أعلاه.

إن التمييز بين المهم والمستعجل، وتحديد درجة الأهمية ودرجة الإستعجال قضية قد تبدو سهلة، وهذا قد يكون صحيحاً في بعض الحالات، ولكنه قد يكون غير ذلك في بعض الحالات، لذلك يجب تتطوير مهارة خاصة تساعدنا على اتخاذ القرارات.  ويتم هذا بالملاحظة ومراكمة التجارب والتعلم من الآخرين.

                                                                                                   نديم أسـعد