يجب الاعتماد على منظم organizer ، من نوعٍ ما؛ أجندا ، سكرتاريا ، برنامج محوسب جاهز أو من النوع البسيط الذي يتناسب مع الحالة.

وهذا يجب إعداده في اليوم السابق،

·        أولاً بترحيل الأعمال التي لم يتم تنفيذها، إن وجدت،

·        ثم إضافة النشاطات المحددة بزمن لا يمكن تعديله، مثل الاجتماعات الخارجية،

·        ثم إضافة النشاطات المرتبطة بأشخاص آخرين داخل الشركة. 

·       وأخيراً إضافة النشاطات التي يقوم بها الشخص بمفرده، مثل توقيع البريد وإجراء بعض المكالمات التلفونية.

ثم يخصص وقت محدد لكل نشاط بحيث يتم تحديد بداية ونهاية كل نشاط.

تُراجع أجندا كل يوم قبيل انتهاء الدوام، ويقيم الأداء العام لليوم، وكيف حصلت الانحرافات، كيف طال اجتماع أكثر من اللازم، وكيف تأجل نشاط آخر، وكيف لم يبقَ وقت لنشاط ثالث، وهكذا.. إن هذه الدراسة المتأملة والمراجعة الشاملة يمكن أن تكون المدرسة التي نتعلم بها إدارة الوقت.

ومع الأيام  نلاحظ إن الانحرافات أخذت بالتناقص يوماً بعد يوم.  

                                                                                            نديم أسـعد